Jak stworzyć i wysłać maila w Prowly?

Przejdźmy przez cały proces tworzenia wiadomości email.

Ważne zmiany w uwierzytelnianiu domen od lutego 2024 roku

lutym 2024 roku Gmail i Yahoo! wprowadzą istotną aktualizację dotyczącą uwierzytelniania domen. Od tego momentu obaj dostawcy będą wymagali, aby nadawcy masowych mailingów uwierzytelniali swoje domeny e-mail.

Oznacza to, że od lutego 2024 roku konieczne będzie uwierzytelnianie domeny w Prowly, aby kontynuować wysyłanie e-maili za pośrednictwem naszej platformy.

Informacje o tym jak uwierzytelnić domenę w Prowly znajdziesz w naszym artykule w Help Center. W razie pytań zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem Customer Support za pomocą czatu.

W zakładce Emails przeprowadzisz dystrybucję wszystkich swoich wiadomości. Narzędzie oferuje inteligentną optymalizację list wysyłkowych, personalizację treści i bardzo intuicyjny interfejs. Prowly umożliwia użytkownikom zwiększenie reputacji nadawcy (tzw. sender reputation) i, w naturalnej konsekwencji, statystyki dostarczalności wiadomości. Dzięki temu możesz dotrzeć do większej ilości mediów z każdą stworzoną komunikacją mailową.

Jak wygląda proces tworzenia wiadomości mailowej?

Kliknij w przycisk New email, aby utworzyć nową wiadomość email. Tworząc wysyłkę w Prowly, przechodzisz przez 5 poziomów tworzenia wiadomości mailowej: Recipients, Write, Personalize, Review oraz Send. Wyjaśnijmy wszystkie po kolei:

 

Recipients

Z poziomu Recipients możesz zbudować listę odbiorców swojego emaila z list, filtrów, ich zapisanych kombinacji (My Filters) czy nawet pojedynczych kontaktów. Dane dodanych odbiorców odpowiadają ich obecnej wersji z bazy kontaktów, jaką stworzyłeś w My Contacts. Jeśli więc zaplanujesz wysyłkę maila na dowolną datę w przyszłości, masz 100%-ową pewność, że jego lista odbiorców nie ulegnie zmianie, nawet w przypadku zmian, które pojawiły się w listach lub filtrach w CRM-ie.

 

email select recipients

 

Listy, filtry, My Filters i pojedyncze kontakty możesz swobodnie dodawać w zakładce Select Recipients. W znajdującej się tuż obok zakładce Verify Recipients możesz detalicznie zweryfikować, czy na pewno wszyscy dziennikarze, influencerzy i blogerzy faktycznie powinni otrzymać twojego maila. Oznacza to, że każdy kontakt będący częścią listy lub filtru, wybrany w zakładce Select Recipients, pojawi się w zakładce Verify Recipients.

Co jednak w momencie, gdy okaże się, że któryś dziennikarz nie powinien otrzymać tej wiadomości? Nic prostszego! Zaznacz go w zakładce Verify Recipients i kliknij przycisk Exclude contacts znajdujący się nad tabelą wybranych adresatów.

 

emails verify recipients exclude contacts

 

Wykluczony odbiorca zostanie usunięty z finalnej listy wysyłkowej, ale non-stop będzie widoczny w zakładce Select Recipients jako Excluded.

Dzięki możliwości swobodnego dodawania i wykluczania kontaktów nie musisz już edytować list we własnej bazie kontaktów za każdym razem, gdy realizujesz kampanię mailową ze ściśle sprecyzowaną grupą odbiorców. Ponadto, możesz kontaktować się z dziennikarzami 1vs1, np. na potrzeby realizacji follow-upów.

Kiedy masz już stworzoną finalną listę odbiorców i uznasz, że chcesz ją zapisać osobno w CRM-ie, użyj przycisku Save as list w zakładce Verify Recipients. Chcesz pokazać tę listę szefowi działu lub klientowi, którego obsługujesz jako agencja? Użyj przycisku Export, by lista odbiorców tworzonego maila pobrała się na twój komputer.

By twoja wysyłka mailowa osiągała lepsze rezultaty, skorzystaj z panelu optymalizacji listy odbiorców po prawej stronie. Widoczna jest ona w zakładce Select Recipients. Wszystkie sugestie bazują na dogłębnej analizie twoich odbiorców, włącznie z ich adresami email oraz statystykami zaangażowania. Używanie proponowanych opcji optymalizacji pozytywnie wpłynie nie tylko na open rate i click rate, ale również samą dostarczalność twoich maili i reputację nadawcy (tzw. sender reputation). Z niską reputacją pokonywanie filtrów antyspamowych staje się niezwykle problematyczne.

 

emails recipient optimisation suggestions

 

Write

Gdy twoja lista odbiorców jest gotowa, czas przejść do części głównej, a więc pisania samej wiadomości email. W kroku trzecim - Write - masz możliwość zaimplementować
prasówkę do treści maila lub napisać ją od podstaw, personalizując swój przekaz z myślą o każdym z wybranych odbiorców.

Poza dostosowaniem adresu i nazwy nadawcy (From address, From name), określasz właściwy tytuł maila (Subject line) oraz Preview text. Stanowi on naturalne rozszerzenie tytułu i wyświetla się na większości klientów mailowych. Może przekonać twojego odbiorcę do otwarcia emaila, więc zalecamy każdorazowo uzupełniać to pole.

W samym kreatorze maila, możesz napisać i zaprojektować prasówkę na swój własny sposób, korzystając z szerokiej palety opcji formatowania. Dodaliśmy do niej czcionki, kolory, cytaty, paragrafy, listy, linki, możliwość załączania obrazków, różne style tekstów i wiele więcej. Jeżeli tworzysz zaawansowany newsletter, możesz sformatować i ustrukturyzować swój szablon dzięki opcji Code View, ukrytej pod przyciskiem More Rich.

Jeżeli dodajesz do treści maila prasówkę, możesz to zrobić na trzy sposoby, klikając przycisk Add press release. Możesz wybrać trzy sposoby prezentacji informacji prasowej w treści maila: link, podsumowanie z linkiem lub całą treść.

Aby zaoszczędzić czas, skorzystaj z opcji Draft with AI, a Prowly w kilka sekund przygotuje dla Ciebie treść maila. Dowiedz się więcej w tym artykule!

Przyciski CTA i personalizacja kontentu

Poza funkcjami dodawania samej informacji prasowej, na pasku narzędziowym znajdziesz więcej opcji przydatnych do tworzenia skutecznego maila. Wykorzystaj Call-to-action button by w zwiększyć statystyki click rate. Można dodać też zwykłe tekstowe linki, obrazki, załączniki czy emoji.

Tokeny personalizacyjne to kolejna propozycja w Prowly. Kiedy wysyłasz email masowo do setek lub tysięcy dziennikarzy, możesz spersonalizować kontent za pomocą informacji o kontaktach, zgromadzonych w CRM-ie. Do wyboru masz takie wartości jak Imię i Nazwisko, Kraj, Rola lub Powitanie. Z myślą o adresatach, którzy nie mają uzupełnionej informacji wykorzystywanej w tokenie, uzupełnij pole Fallback tekstem, który pojawi się w jej zastępstwie.

 

email insert personalization token

Podgląd i testowanie wiadomości

Po ukończonym etapie pisania wiadomości, podejrzyj, jak prezentować się może na komputerach oraz urządzeniach mobilnych, w wersji tekstowej i HTML, za pomocą przycisku Preview w prawym górnym rogu. Tam też zobaczysz, jak działają elementy spersonalizowane dla konkretnych odbiorców.

 

Personalize

Spraw, by Twoje maile wyróżniały się na tle innych przez personalizację ich treści dla konkretnych odbiorców!

Oprócz używania tokenów personalizacji w treści maila, możesz rozszerzyć ją o stworzenie spersonalizowanych wersji maila dla konkretnych odbiorców. Możesz to zrobić w kroku Personalize podczas tworzenia maila.

Wybierz odbiorcę, dla którego chcesz stworzyć indywidualny mailing i kliknij przycisk Personalize:

emails personalize

Po kliknięciu zostaniesz przeniesiony do okna edycji maila, gdzie możesz spersonalizować treść przeznaczoną dla wybranego odbiorcy. Możesz dodawać, usuwać i zmieniać wszelkie elementy maila - od jego treści, czcionki lub koloru do dodania załączników, press release czy przycisków call-to-action:

emails personalize email body

Możesz spersonalizować maile dla maksymalnie 20 odbiorców. Kontakty, dla których już to zrobiłeś są oznaczone zieloną etykietą Personalized. Jeśli chcesz zobaczyć jak mail będzie wyglądał dla konkretnego odbiorcy, wybierz przycisk Preview obok jego nazwiska. Jeżeli nie jesteś zadowolony z wyglądu maila, zawsze możesz go zmienić klikając Edit lub usunąć personalizację całkowicie, wybierając Restore original. Wtedy kontakt otrzyma "zwyczajny" mail.

emails personalize settings

Review

W kroku czwartym, Prowly wyświetla feedback dot. stworzonego maila, byś mógł uczynić go jeszcze lepszym!

prowly error and suggestion summary

Wysłanie maila nie będzie możliwe bez naprawienia błędów (Errors). W pierwszej kolejności to właśnie im poświęć chwilę, klikając przycisk Resolve i dokonując wszystkich niezbędnych szlifów. 

emails review errors and suggestions

Opcjonalnie, skorzystaj również z sugestii (Suggestions), bowiem pomogą Ci one zwiększyć efektywność tej oraz przyszłych wysyłek mailowych. Każda z nich pogłębiona jest o krótki opis, byś wiedział, jaka wartość stoi za realizacją zaproponowanych poprawek.

Send

W ostatnim roku tworzenia maila uzupełnij dane nadawcy: adres email i nazwę. Nie zapomnij też o subject line (temat wiadomości) oraz preview text (tekst podglądowy). Już teraz możesz równiez użyć AI, aby wygenerować ich treść automatycznie! Sprawdź ten artykuł, by dowiedzieć się więcej.

emails send step

W tym kroku możesz również zadecydować, czy chcesz użyć tytułu maila jako jego wewnętrznej nazwy czy wolisz ją zmienić (tutaj przeczytasz więcej o różnicach pomiędzy tymi nazwami). W tym miejscu możesz również przypisać maila do kampanii.

Ostatnim krokiem w procesie tworzenia wiadomości jest jej wysłanie. Możesz zrealizować wysyłkę natychmiast lub zaplanować dystrybucję na dowolny termin i godzinę w przyszłości, wybierając przy tym dogodną strefę czasową. Jeżeli chcesz podjąć decyzję o wysyłce później, zapisz całego maila jako draft. W piątym etapie ponownie możesz wysłać wiadomość testową do siebie lub kolegi z zespołu (Send test email).

 

emails send email settings
Jeżeli potrzebujesz wsparcia lub jakaś funkcjonalność nie jest dla Ciebie jeszcze jasna, sprawdź pogłębione poradniki w Help Center lub napisz do nas na chacie. Na adres mailowy support@prowly.com możesz podsyłać też wszelkie opinie nt. procesu wysyłki mailowej w Prowly.