Pitch to narzędzie odpowiedzialne za dystrybucję wiadomości email. Oferuje inteligentną optymalizację list wysyłkowych, personalizację kontentu i bardzo intuicyjny interfejs. Prowly umożliwia użytkownikom zwiększenie reputacji nadawcy (tzw. sender reputation) i, w naturalnej konsekwencji, statystyki dostarczalności wiadomości. Dzięki temu możesz dotrzeć do większej ilości mediów z każdą stworzoną komunikacją mailową.

Jak wygląda proces tworzenia wiadomości mailowej?

Obecnie w narzędziu Pitch, przechodzisz przez 5 poziomów tworzenia wiadomości mailowej: Setup, Recipients, Write, Review oraz Send. Wyjaśnijmy wszystkie po kolei:

 

KROK 1: SETUP

Rozpoczynasz od wprowadzenia bazowej konfiguracji emaila:

  • Email name - nadajesz nazwę wewnętrzną dla wiadomości, by ułatwić sobie zarządzanie wszystkimi zrealizowanymi wysyłkami w przyszłości; jest to nazwa widoczna wyłącznie dla Ciebie i twojego zespołu w aplikacji
  • Campaign - opcjonalnie przypisujesz tworzonego emaila do kampanii, by ułatwić sobie całościową analizę aktywności mailowych, które są ze sobą zbieżne, np. pod względem celu biznesowego

Email name to funkcjonalność wprowadzona w odpowiedzi na zapotrzebowanie społeczności użytkowników Prowly, którzy mieli trudność z rozróżnianiem zduplikowanych maili ze względu na ich identyczne nazwy, widniejące w ogólnym panelu wysyłek. 

KROK 2: RECIPIENTS

Z poziomu Recipients możesz zbudować listę odbiorców swojego emaila z grup, segmentów, filtrów czy nawet pojedynczych kontaktów. Dane dodanych odbiorców odpowiadają ich obecnej wersji z bazy kontaktów, jaką stworzyłeś w narzędziu Audience. Jeśli więc zaplanujesz wysyłkę maila na dowolną datę w przyszłości, masz 100%-ową pewność, że jego lista odbiorców nie ulegnie zmianie, nawet w przypadku zmian wprowadzonych w grupach lub segmentach w CRM-ie.

Grupy, segmenty, filtry i pojedyncze kontakty możesz swobodnie dodawać w zakładce Select Recipients. W znajdującej się tuż obok zakładce Verify Recipients możesz detalicznie zweryfikować, czy na pewno wszyscy dziennikarze, influencerzy i blogerzy faktycznie powinni otrzymać twojego maila. Oznacza to, że każdy kontakt będący częścią grupy, segmentu lub filtru, wybrany w zakładce Select Recipients, pojawi się w zakładce Verify Recipients.

Co jednak w momencie, gdy okaże się, że któryś dziennikarz nie powinien otrzymać tej wiadomości? Nic prostszego! Zaznacz go w zakładce Verify Recipients i kliknij przycisk Exclude contacts znajdujący się nad tabelą wybranych adresatów. Wykluczony odbiorca zostanie usunięty z finalnej listy wysyłkowej, ale non-stop będzie widoczny w zakładce Select Recipients jako Excluded.

Dzięki możliwości swobodnego dodawania i wykluczania kontaktów nie musisz już edytować grup we własnej bazie kontaktów za każdym razem, gdy realizujesz kampanię mailową ze ściśle sprecyzowaną grupą odbiorców. Ponadto, możesz kontaktować się z dziennikarzami 1vs1, np. na potrzeby realizacji follow-upów.

Kiedy masz już stworzoną finalną listę odbiorców składającą się z różnych kontaktów, segmentów, filtrów i uznasz, że chcesz ją zapisać osobno w CRM-ie, użyj przycisku Save as group w zakładce Verify Recipients. Chcesz pokazać tę listę szefowi działu lub klientowi, którego obsługujesz jako agencja? Użyj przycisku Export, by lista odbiorców tworzonego maila pobrała się na twój komputer.

By twoja wysyłka mailowa osiągała lepsze rezultaty, skorzystaj z panelu optymalizacji listy odbiorców po prawej stronie. Widoczna jest ona w zakładce Select Recipients. Wszystkie sugestie bazują na dogłębnej analizie twoich odbiorców, włącznie z ich adresami email oraz statystykami zaangażowania. Używanie proponowanych opcji optymalizacji pozytywnie wpłynie nie tylko na open rate i click rate, ale również samą dostarczalność twoich maili i reputację nadawcy (tzw. sender reputation). Z niską reputacją pokonywanie filtrów antyspamowych staje się niezwykle problematyczne.

KROK 3: WRITE

Gdy twoja lista odbiorców jest gotowa, czas przejść do części głównej, a więc pisania samej wiadomości email. W kroku trzecim - Write - masz możliwość zaimplementować
prasówkę do treści maila lub napisać ją od podstaw, personalizując swój przekaz z myślą o każdym z wybranych odbiorców.

Poza dostosowaniem adresu i nazwy nadawcy (From address, From name), określasz właściwy tytuł maila (Subject line) oraz Preview text. Stanowi on naturalne rozszerzenie tytułu i wyświetla się na większości klientów mailowych. Może przekonać twojego odbiorcę do otwarcia emaila, więc zalecamy każdorazowo uzupełniać to pole.

W samym kreatorze maila, możesz napisać i zaprojektować prasówkę na swój własny sposób, korzystając z szerokiej palety opcji formatowania. Dodaliśmy do niej czcionki, kolory, cytaty, paragrafy, listy, linki, możliwość załączania obrazków, różne style tekstów i wiele więcej. Jeżeli tworzysz zaawansowany newsletter, możesz sformatować i ustrukturyzować swój szablon dzięki opcji Code View, ukrytej pod przyciskiem More Rich.

Jeżeli embedujesz prasówkę, możesz to zrobić na trzy sposoby, klikając przycisk Insert, a następnie Story. Wklej standardowy link, podsumowanie prasówki lub całą informację prasową. Dla każdej z opcji embedowania wybierz też, czy załączniki, które zamieściłeś w Standalone Story lub prasówce standardowo opublikowanej na newsroomie, powinny znaleźć się również w treści maila.

Przyciski CTA i personalizacja kontentu

Poza funkcjami embedowania, w menu Insert znajdziesz również Call-to-action button. Dodając go do wiadomości, jesteś w stanie zwiększyć statystyki click rate.

Tokeny personalizacyjne to kolejna nowość w Prowly. Kiedy wysyłasz email masowo do setek lub tysięcy dziennikarzy, możesz spersonalizować kontent za pomocą informacji o kontaktach, zgromadzonych w CRM-ie. Do wyboru masz takie wartości jak Imię i Nazwisko (niebawem obie dane będzie można używać w osobnych tokenach!), Kraj, Rola lub Powitanie. Z myślą o adresatach, którzy nie mają uzupełnionej informacji wykorzystywanej w tokenie, uzupełnij pole Fallback tekstem, który pojawi się w jej zastępstwie.

Podgląd i testowanie wiadomości

Po ukończonym etapie pisania wiadomości, podejrzyj, jak prezentować się może na komputerach oraz urządzeniach mobilnych, w wersji tekstowej i HTML, za pomocą przycisku Preview w prawym górnym rogu. Tam też zobaczysz, jak działają elementy spersonalizowane dla konkretnych odbiorców. Przed przejściem do etapu Review, możesz dodatkowo wysłać mail testowy do siebie lub swojego kolegi, by przeczytać maila na własnej skrzynce pocztowej.

KROK 4: REVIEW

W kroku czwartym, Prowly wyświetla feedback dot. stworzonego maila, byś mógł uczynić go jeszcze lepszym! Wysłanie maila nie będzie możliwe bez naprawienia błędów (Errors). W pierwszej kolejności to właśnie im poświęć chwilę, klikając przycisk Resolve i dokonując wszystkich niezbędnych szlifów. Łatwizna!

Opcjonalnie, skorzystaj również z sugestii (Suggestions), bowiem pomogą Ci one zwiększyć efektywność tej oraz przyszłych wysyłek mailowych. Każda z nich pogłębiona jest o krótki opis, byś wiedział, jaka wartość stoi za realizacją zaproponowanych poprawek.

KROK 5: SEND

Ostatnim krokiem w procesie tworzenia wiadomości jest jej wysłanie. Możesz zrealizować wysyłkę natychmiast lub zaplanować dystrybucję na dowolny termin i godzinę w przyszłości, wybierając przy tym dogodną strefę czasową. Jeżeli chcesz podjąć decyzję o wysyłce później, zapisz całego maila jako draft. W piątym etapie ponownie możesz wysłać wiadomość testową do siebie lub kolegi z zespołu.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia lub jakaś funkcjonalność nie jest dla Ciebie jeszcze jasna, sprawdź pogłębione poradniki w Help Center lub napisz do nas na chacie. Na adres mailowy support@prowly.com możesz podsyłać też wszelkie opinie nt. procesu wysyłki mailowej w Prowly. 

Materiały edukacyjne:

 

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?