Żeby dokonać importu kontaktów w module Audience:

  1.  Wybierz Add contacts z sekcji Actions:

2. Z listy, która się rozwinie, wybierz Import contacts from spreadsheet:

3. Następnie wybierz plik z komputera

Uwaga: Plik do zaimportowania powinien być przygotowany w taki sposób, aby poszczególne typy danych znajdowały się w tych samych kolumnach. Kolejność kolumn nie jest ważna. Ważne jest to, że wszystkie adresy e-mail znajdują się w jednej kolumnie.

Dane, które mogą być importowane do Prowly:

  • e-mail
  • outlet - nazwa organizacji
  • imię
  • nazwisko
  • miasto
  • kod pocztowy
  • indywidualne powitanie
  • adres
  • zawód
  • lista tagów - można dodać wiele
  • kraj
  • telefon - można dodać wiele
  • profil Twittera - można dodać wiele
  • profil Vimeo - można dodać wiele
  • profil Facebook - można dodać wiele
  • profil LinkedIn - można dodać wiele
  • profil Instagram - można dodać wiele
  • profil Pinterest - można dodać wiele
  • profil Youtube - można dodać wiele
  • link - można dodać wiele, np. adres strony, który zostanie wyświetlony w sekcji mediów społecznościowych na karcie danych kontaktowych

Niektóre dane można dodać więcej niż raz, dotyczy to np. wielu numerów telefonów, wprowadzonych w jednej kolumnie, ale oddzielonych przecinkiem lub średnikiem. Obok każdego elementu z powyższej listy, który można dodać wielokrotnie, widnieje napis "można dodać więcej". Po dodaniu pliku do aplikacji musisz określić, co masz w swoich kolumnach, dopasowując ich zawartość do nazw kolumn w Prowly.

Możesz pominąć dopasowanie kolumny, klikając przycisk Skip. Pamiętaj tylko, że obligatoryjną informacją jest adres mailowy - bez niego nie będziesz mógł zaimportować pliku do Prowly. Po dopasowaniu kolumn możesz dodawać Tagi do swoich kontaktów, a także segregować je w istniejących lub nowych grupach. 

Następnym krokiem jest poprawienie ewentualnych błędów w zaimportowanym pliku. Służy do tego przycisk Correct invalid records. Typy błędów są różne, wyświetlają się jednak wszystkie na czerwono obok nieprawidłowej komórki. Rodzaje błędów:

  • Email already exist in your database - e-mail znajduje się już w twojej bazie
  • Invalid email format - mail o błędnym formacie, np. imię.nazwisko.@ email.com
  • File is empty - plik jest pusty
  • You need to set or skip each column - niektóre kolumny podczas konfiguracji importu nie zostały do końca skonfigurowane lub pominięte

Wszystkie błędy w tabeli kontaktów możesz poprawić bezpośrednio w Prowly. Jeśli masz problem z importem bazy, pamiętaj, że plik powinien mieć format .xls lub .csv. i zawierać w/w pola obowiązkowe. Formatka bazy kontaktów ułatwiająca import znajduje się poniżej:


Celem zwiększania statystyk OR i CTR swoich wysyłek mailowych, warto stworzyć ich spersonalizowane wersje dla konkretnych grup dziennikarzy. O tym, jak agregować kontakty w grupach, przeczytasz tutaj.

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?